Características Principales
Captura
El módulo de captura de Optistor, permite integrar sus documentos PDF e imágenes, así como digitalizar todos sus expedientes de papel. Es una herramienta de captura y procesamiento de imágenes extremadamente efectiva y versátil. Ofrece una gama de opciones que garantizan el nivel más alto de calidad para cada imagen digitalizada de las que destacan:
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Captura e integración de documentos PDF e imágenes.
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Digitalización de expedientes de alto volumen.
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Certificado para escáneres de alto rendimiento con Kofax VRS©.
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Alta compresión de imágenes.
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Detección de color y orientación automática y eliminación de páginas en blanco.
Optistor procesa automáticamente las imágenes (TIFF, BMP, JPEG y PDF) ya sea utilizando escáneres de documentos, así como impresoras multifunción o imágenes externas.
Clasificación
Las reglas de contenido preconfiguradas de Optistor automatizan y simplifican tareas repetitivas y flujos de trabajo frecuentes para ahorrar tiempo. Incluye procesos robotizados de clasificación que permite dividir automáticamente el lote en grupos de documentos independientes en función de los códigos de barras, los códigos de lotes o las páginas en blanco insertadas como separadores.
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Procesos robotizados de clasificación e indexamiento de datos.
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Separación automática de lotes de documentos.
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Extracción de datos por OCR zonal y código de barras 1D y 2D.
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Automatización de campos de indexación complejos.
Integración
Optistor se puede integrar perfectamente en entornos ERP, bases de datos y aplicaciones existentes. Gracias al Conector de Optistor DWH, el valor introducido en un campo de indexación dispara una búsqueda en la base de datos para completar automáticamente el resto de los campos. Esto permite agilizar la tarea de indexación y mejorar la precisión.
Los administradores TI pueden crear scripts de validación para aplicar reglas de negocio y consultar datos alojados en múltiples fuentes de base de datos SQL y validar los datos introducidos en un campo o criterio de búsqueda.
Consulta y Colaboración
Los modelos de metadatos enriquecidos y las potentes funciones y filtros de búsqueda SQL de Optistor, permite a los usuarios localizar rápidamente un documento exacto entre los miles e incluso millones de expedientes en el contenedor central.
Acceda al contenido de los documentos localmente desde Windows Cliente/Servidor o bien desde cualquier navegador Web, sin importar si se trata de un MAC, PC o Linux.
En conjunto con la herramienta para desarrollo SDK, Optistor permite al usuario consultar sus documentos directamente desde sus aplicaciones y sistemas ERP, usando la misma interfaz que les resulta familiar.
El proceso de gestión híbrido con sincronización de contenido permite a los usuarios trabajar eficientemente con colaboradores, oficinas y sucursales externas, manteniendo siempre la integridad los expedientes.
Seguridad
Las múltiples capas se seguridad en los derechos de acceso de Optistor, protegen la información confidencial con métodos fiables para garantizar la integridad de los documentos, así como la continuidad operativa en las organizaciones.
El acceso a la información y flujos de trabajo en Optistor, está basado en una estructura de permisos compleja que controla qué documentos se pueden archivar, recuperar, editar, exportar, modificar y eliminar por parte de los usuarios autorizados, protegiendo contra la pérdida de documentos y el fraude.
Cumplimiento
A diferencia de sistemas extranjeros, Optistor está altamente focalizado y optimizado para responder a los requerimientos de las empresas y organizaciones en México.
Cumple con las normatividades propias de los diferentes reguladores como: SAT, CONDUSEF, IFAI, IMSS y sobre todo con La Ley General de Archivos para todos los sujetos obligados.
Cada captura, versión y anotación de los documentos se registra para una trazabilidad completa y cada paso del flujo de trabajo se controla para mantener la transparencia del proceso. Las auditorías nunca han sido más rápidas y completas.